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SE,PGのためのヒューマンスキル vol.17

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    SE,PGのためのヒューマンスキル vol.17

    コ┃ミ┃ュ┃ニ┃ケ┃ー┃シ┃ョ┃ン┃編┃
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           ■ 第7話 ■


    ∞〜∞【 2009年6月24日 (水) 発行 】∞〜∞

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〈コミュニケーション編 目次〉

第1話 「 コミュニケーションとは? 」

第2話 「 誰でも簡単 ロジカルシンキングの鉄則 」

第3話 「 論理ピラミッドとは?(前編) 」

第4話 「 論理ピラミッドとは?(後編) 」

第5話 「 文章作成のコツ 」

第6話 「 プレゼンテーションの重要性 」

★第7話 「 プレゼンテーションの4段階法 」

第8話 「 情報を視覚化することで得られる効果 」

第9話 「 質疑応答のコツとわかりやすい話し方 」

第10話 「 ソーシャルスタイル 」



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       ∞〜∞〜∞ 登場人物紹介 ∞〜∞〜∞

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 ●西村さん

 この物語の主人公。システム開発会社でプログラマをしている。


 ●先生

 人財投資コンサルタント。「スキル、やる気、行動特性」をキーワー
ドに主としてIT企業向けに組織開発コンサルティングと研修を行う
セイ・コンサルティング・グループ株式会社所属。

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┃ ◆ 第7話 「 プレゼンテーションの4段階法 」 ◆

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〜〜前回までのあらすじ〜〜〜〜〜〜〜〜

主人公である西村さんは、入社2年目の春、会社でのコミュニケーショ
ンがうまくいかない事にで悩んでいた。偶然出会った先生に、コミュニ
ケーションは意識して身につけられる能力だということを聞く。具体的
な方法論として、『P・PREP法』に続き、『論理ピラミッド』について
教えてもらった。次は実践的な内容、文章作成やプレゼンテーションの
コツについてを教えてもらうことになった。そして実際に練習してみる
ことに…。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜


「プレゼンテーションには必ず聴衆がいるので、まずは聴衆分析をする
ことが重要なのですね。」


復習もかねて、先生の言ったことを復唱しながら、プレゼンテーション
の中身について考えていた。


「そうですね。では、私が聴衆役ということで、早速練習していきまし
ょう。」

「はい。」


「プレゼンを始める前に聴衆分析ということで……。早速ですが、先生
は現在WEBサイトをお持ちでしょうか?」

「はい。自社のHPを持っています。」

「そのHPの更新はどのくらいされていますか?またどのようにされてい
ますか?」

「ん〜、そうですね、更新は2,3ヶ月に1度くらいでしょうか。
自分でHTMLを勉強して作ったものなので、自分で書き換えています
よ。」

「ご自分で勉強して作られたのですね」

「そうです。大変でしたよ」

「お困りのことや改善したいことなどはないですか?例えばもっと簡単
に更新できたらいいのに!とか」

「WEBサイトを制作するの専門家ではないので、参考書を片手に手間ひ
まかけて作っています。なので、もっと簡単に更新できたらいいなあと
は思います。一時はレンタルブログにしようかなとも思ったのですが、
せっかく自分で作ったHPもありますし、デザインやURLが変わってしま
うのでなかなか踏み出せずにいます。更新が簡単だったらコラムなども
頻繁に書きたいなと思っているのですが。」

「なるほど。わかりました。先生にピッタリのWEBサイト更新システム
がありますからご紹介させていただきたいと思います。」

「そうですか。楽しみですね。」

「では早速プレゼンをしたいところですが、プレゼンの資料がまだあり
ません。」

「プレゼンの資料づくりも練習してみましょう。今日はこの後の予定は
ないので資料づくりにも付き合いますよ。」

「えっ!いいんですか?ありがたいです。」

「プレゼンの資料を作り始める前に、プレゼンテーションの4段階法に
ついて説明しておきましょう。」

「はい。」

「プレゼンテーションは、

1、序論 ↓
2、本論 ↓
3、結論 ↓
4、質疑応答

の4つの段階で構成すると分かりやすいです。

序論では、聴衆の興味を引き出すようなオープニングを心がけると良い
でしょう。

まず、しっかりとあいさつをします。
あいさつには元来「心を開く」という意味がこめられています。あいさ
つによって初対面の聴衆と少しだけ心を通わせることができます。

それから、『自己紹介』をします。自己紹介をすることで相手との距離
が近づきます。

そして、『アイスブレイク』。聴衆も、プレゼンターも最初は緊張して
います。その緊張をほぐすと良いでしょう。
テーマにあった、場に適切な『ユーモア』なんかもあるとさらに良いで
すね。」

「なるほど。『あいさつ』、『自己紹介』は確かに大切ですね。
最初は緊張していますし。
『アイスブレイク』や『ユーモア』を交えて最初に少し笑いをとったり
して聴衆の緊張を解くのは効果的でしょうね」

「次に本論についてです。

まず、プレゼンテーションで伝えたい内容の大枠を決めます。

主張を先に述べて、根拠となる具体的な事例やデータを1つ1つ展開し
ていくパターンや、
現状の問題を先に述べて、あるべき姿(目標)を示し、課題と解決策を
提案するパターンなど、色々な構成の仕方がありますね。

大筋を決めてから、細かい内容を付け加えていくのが良いでしょう。
そして、プレゼンの資料のスライドとスライドのつなぎの部分をきちん
と考えてストーリー性を確保することが大切です。」

「なるほど。最初に大きなフレームを決めることがポイントですね。」

「そうです。プレゼンテーションで細かいところに捉われすぎて、全体
のストーリーや言いたいことがまとまらなかったら本末転倒ですから
ね。」

「そ…そうですね。
耳が痛いです。私はよく細かいデータや事例につい時間を割きすぎてし
まって…大きなフレームを見失ってしまうことがよくあるのです。」

「初めは誰だってそうなってしまいがちです。
訓練すれば、大筋をきちんと立ててから1つ1つ細かい点にこだわってい
くことができるようになりますよ。」

「はい。」

「次に結論ですが、結論が必要な理由は聴衆心理の期末効果を活用する
ためです。」

「期末効果というのは何ですか?」

「人は最後に言われたことを良く覚えていると言うことです。
最初に言われたことを覚えていることを期首効果といいます。」

「確かに映画や小説でもオープニングとエンディングは良く覚えますよね。」

「そうです。ですから締めは大変重要です。時間の無いときにはタイト
ルを繰り返すだけでも大丈夫です。そして、最後に質疑応答についてで
すが、これは資料の作成には特に関係ないので、プレゼンの練習後にお
話しましょう。」

「ありがとうございました。では、今教えていただいたプレゼンの4段
階法をふまえて資料を作成していきたいと思います。」

そう言ってノートパソコンを取り出し、資料を作成しはじめた。
以前作った資料があるから少し手を加えるだけだ。

「では私は少しあちらの部屋で休憩してきます。資料はどのくらいでで
きそうですか?」

「30分もあれば大丈夫です。」

「わかりました。」


----30分後----


先生がやってきて、後ろから資料を覗き込んで言った。


「ふむふむ。西村さん、スライドに文字が多すぎますねえ。それから数
値情報はグラフ化した方がいいですよ。」

「えっ!?」

「情報の視覚化によって得られる効果についてお話しましょう。」

「あっ、はい!よろしくお願いします。」


結局、自分が「完成だ!」と思っていたスライドは先生にたくさんの指
摘を受けることとなったのだった……。


-続く-

■□────────

 次回予告 

────────■□

次回は、視覚化することによって得られる効果や色彩の心理効果、ノン
バーバルコミュニケーションについて説明していきます。

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第1話 「 コミュニケーションとは? 」

第2話 「 誰でも簡単 ロジカルシンキングの鉄則 」

第3話 「 論理ピラミッドとは?(前編) 」

第4話 「 論理ピラミッドとは?(後編) 」

第5話 「 文章作成のコツ 」

第6話 「 プレゼンテーションの重要性 」

★第7話 「 プレゼンテーションの4段階法 」

第8話 「 情報を視覚化することで得られる効果 」

第9話 「 質疑応答のコツとわかりやすい話し方 」

第10話 「 ソーシャルスタイル 」

 

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